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Code de conduite de nLighten

Introduction

Le présent Code de conduite (« Code ») de nLighten HQ BV et de ses filiales (collectivement, la « Société » ou « nLighten ») couvre un large éventail de pratiques et de questions commerciales. Il ne traite pas de toutes les questions susceptibles de se poser, mais il énonce des principes de base destinés à guider les employés, les dirigeants et les administrateurs de nLighten. Tous les employés de la Société (à temps plein ou à temps partiel, permanents ou temporaires), les dirigeants et les administrateurs doivent se conduire en conséquence et chercher à éviter ne serait-ce que l’apparence d’un comportement inapproprié, quel qu’il soit, en rapport avec la Société. Chaque employé, dirigeant et administrateur doit se familiariser avec le Code et les autres politiques de nLighten.

Le cas échéant, le Code s’étend également aux tiers, y compris agents, distributeurs ou fournisseurs, vendeurs, consultants, contractants et sous-traitants.

Pour toute question concernant ce Code, veuillez envoyer un message à l’adresse suivante : compliance@nlighten.eu.

1. Portée du Code

Le présent Code vise à décourager les actes répréhensibles et à promouvoir :

  • Un comportement honnête et éthique, y compris la gestion éthique des conflits d’intérêts réels ou apparents entre les relations personnelles et professionnelles ;
  • une présentation complète, juste, précise, opportune et compréhensible des informations dans les rapports et les documents que la Société dépose auprès des autorités de réglementation ou qu’elle leur soumet, ainsi que dans les autres communications de la Société ;
  • la conformité avec les lois, règles et réglementations gouvernementales applicables ;
  • le signalement interne rapide des violations du présent Code à la ou aux personne(s) appropriée(s) identifiée(s) dans le présent Code ;
  • la responsabilité de l’adhésion au présent Code ; et
  • l’adhésion à un niveau élevé d’éthique professionnelle.

2. Respect des lois, règles et réglementations

Le respect de la loi, tant dans sa lettre que dans son esprit, est le fondement sur lequel reposent les normes éthiques de la Société. Tous les employés, dirigeants et administrateurs doivent respecter et obéir à l’ensemble des lois, règles et réglementations internationales, nationales et locales applicables aux activités et aux opérations de la Société. Bien que les employés, les dirigeants et les administrateurs puissent ne pas connaître ces lois, règles et réglementations dans tous leurs détails, il est important d’en savoir suffisamment pour déterminer ce que l’on cherche et quand demander conseil.

3. Conflits d’intérêts

Il y a « conflit d’intérêts » lorsque les intérêts privés d’une personne interfèrent de quelque manière que ce soit – ou même paraissent interférer – avec les intérêts de la Société. Une situation de conflit d’intérêts peut survenir lorsqu’un employé, un dirigeant ou un administrateur prend des mesures ou a des intérêts sont susceptibles de l’empêcher d’accomplir son travail au nom de la Société d’une manière objective et efficace. Des conflits d’intérêts peuvent également surgir lorsqu’un employé, un dirigeant ou un administrateur, ou un membre de sa famille, obtient des avantages personnels indus en raison de sa position au sein de la Société. Les prêts ou les garanties d’obligations accordés aux employés, dirigeants ou administrateurs, ainsi qu’aux membres de leur famille, peuvent créer des conflits d’intérêts.

Les services rendus à la Société ne doivent jamais être subordonnés à un gain ou avantage personnel. Les conflits d’intérêts doivent être évités dans la mesure du possible. En particulier, les situations évidentes de conflit d’intérêts impliquant des employés, des dirigeants ou des administrateurs qui occupent des postes de supervision ou disposent d’un pouvoir discrétionnaire dans leurs relations avec des tiers peuvent inclure les éléments suivants :

  • toute participation d’un client, d’un fournisseur ou d’un concurrent, sauf si cette participation consiste en des actions négociées sur un marché réglementé ;
  • toute relation de conseil ou d’emploi avec un client, fournisseur ou concurrent ;
  • toute activité professionnelle externe réduisant la capacité d’une personne à consacrer le temps et l’attention nécessaires à ses responsabilités envers la Société ;
  • la réception de cadeaux non nominatifs ou d’invitations à des spectacles excessifs de la part d’une organisation avec laquelle la Société entretient des relations professionnelles actuelles ou potentielles ;
  • le fait d’être en position de superviser, d’examiner ou d’avoir une quelconque influence sur l’évaluation du travail, le salaire ou les avantages d’un membre de la famille ; et
  • la vente ou l’achat de quoi que ce soit à la Société, sauf dans les mêmes conditions que celles auxquelles les employés comparables sont autorisés à acheter ou à vendre.

Aucun employé, dirigeant ou administrateur ne peut travailler pour un concurrent, un client ou un fournisseur, en tant qu’employé, consultant ou membre du conseil d’administration, sans l’accord écrit préalable de la Société ou du conseil d’administration de la Société (« Conseil »), le cas échéant. Les employés, dirigeants et administrateurs doivent éviter les situations dans lesquelles les intérêts privés de leur famille, d’une personne vivant à leur domicile ou de tout autre associé peuvent entrer en conflit, ou raisonnablement conduire à un conflit, ou avoir l’apparence d’un conflit avec les intérêts de la Société.

La meilleure politique consiste à éviter toute relation professionnelle directe ou indirecte avec les clients, fournisseurs et concurrents de la Société, sauf au nom de la Société.

Les conflits d’intérêts ne sont pas toujours évidents, et il peut s’avérer nécessaire de procéder à un examen plus approfondi et d’en discuter. Tout employé, dirigeant ou administrateur ayant connaissance d’un conflit ou d’un conflit potentiel, ou ayant des doutes sur l’existence d’un conflit ou d’un conflit potentiel dans des circonstances particulières, doit en faire part à l’adresse suivante : compliance@nlighten.eu.

4. Opportunités pour la Société

Il est interdit aux employés, dirigeants et administrateurs de saisir personnellement ou de transmettre à un tiers toute opportunité découverte grâce à l’utilisation de biens, informations ou postes de la Société sans l’accord du Conseil.

Les employés, dirigeants et administrateurs ne doivent pas :

  1. entrer en concurrence avec la Société ;
  2. accorder des avantages injustifiés à des tiers au détriment de la Société ; ou
  3. profiter d’opportunités professionnelles offertes à la Société pour son propre compte ou pour celui de son conjoint, de son partenaire enregistré ou d’un autre compagnon de vie, d’un enfant adoptif ou de tout parent par le sang ou le mariage jusqu’au deuxième degré.

Si un employé, un dirigeant ou un administrateur découvre ou se voit proposer une opportunité professionnelle grâce à l’utilisation de biens ou de ressources de la Société, ou en raison de sa position au sein de la Société, cette personne doit d’abord communiquer les conditions de cette opportunité professionnelle à son supérieur hiérarchique direct, qui consultera le niveau de management approprié, afin de déterminer si la Société souhaite donner suite à cette opportunité professionnelle.

5. Interdiction des prêts personnels

La Société n’accorde pas de nouvelle extension de crédit, ni ne prend de dispositions en vue d’une extension de crédit sous la forme d’un prêt personnel à un administrateur ou à un dirigeant de la Société, et n’apporte pas de modification importante aux accords de prêt existants, ni ne les renouvelle.

6. Concurrence et traitement équitable

La Société s’efforce d’exercer une concurrence loyale et honnête. Elle recherche des avantages concurrentiels par le biais de meilleurs résultats plutôt qu’en recourant à des pratiques professionnelles contraires à l’éthique ou illégales. Il est interdit de voler des informations exclusives, de posséder des secrets commerciaux obtenus sans le consentement de leur propriétaire ou d’inciter des employés actuels ou anciens d’autres sociétés à divulguer de telles informations. Chaque employé, dirigeant et administrateur doit s’efforcer de respecter les droits des clients, fournisseurs, prestataires de services, concurrents et employés et de traiter équitablement avec eux. Aucun employé, dirigeant ou administrateur ne doit tirer un avantage déloyal d’une personne en lien avec les activités ou les opérations de la Société en la manipulant, en dissimulant des informations privilégiées ou en en faisant un usage illicite, en déformant des faits importants ou en recourant à toute pratique commerciale déloyale.

Pour préserver la bonne réputation de la Société, il est essentiel de se conformer à ses processus de contrôle de la qualité et à ses exigences de sécurité. Dans le contexte de l’éthique, la qualité exige que les produits et services de la Société répondent aux attentes raisonnables des clients.

L’objectif des invitations à des spectacles et des cadeaux offerts dans un cadre professionnel est de susciter de la bonne volonté et de générer des relations de travail saines, et non d’obtenir un avantage déloyal vis-à-vis de tiers. Aucun cadeau et aucune invitation à des spectacles ne doit être offert, donné, fourni ou accepté par un employé, un dirigeant ou un administrateur, un membre de la famille d’un employé, d’un dirigeant ou d’un administrateur, ou un agent, dans le cadre de sa fonction au sein de la Société, à moins :

  1. qu’il ne s’agisse pas d’un cadeau en espèces
  2. que ceci soit compatible avec les pratiques professionnelles habituelles ;
  3. que sa valeur ne soit pas excessive ;
  4. que ceci ne puisse être interprété comme un pot-de-vin ou une récompense, et
  5. que ceci n’enfreigne aucune loi ou aucun règlement.

Afin de favoriser une concurrence loyale et honnête, les employés, dirigeants et administrateurs :

  1. ne concluent pas sciemment d’accord ou d’entente tacite avec des concurrents de la Société qui restreindrait illégalement une concurrence loyale et honnête ;
  2. font preuve de prudence lorsqu’ils discutent de questions relatives à la concurrence dans le cadre des activités de la Société (y compris les stratégies de la Société et l’identité de ses clients, fournisseurs et autres partenaires professionnels), sauf dans la mesure où ces informations sont accessibles au public autrement que par le biais d’une divulgation abusive ;
  3. limitent les communications, lorsqu’ils participent à des réunions de joint-ventures et d’associations sectorielles auxquelles prennent part des concurrents, aux communications nécessaires à la conduite des affaires ;
  4. n’utilisent pas sciemment un pouvoir de marché ou des informations sur le marché d’une manière susceptible de restreindre une concurrence loyale et honnête ; et
  5. ne se livrent pas à des pratiques ou à des actes déloyaux ou trompeurs.

7. Égalité des chances en matière d’emploi, non-discrimination et lutte contre le harcèlement

nLighten s’engage à offrir un environnement de travail exempt de toute forme de discrimination illégale ou de harcèlement. nLighten s’engage fermement à offrir l’égalité des chances dans tous les aspects de l’emploi, à se conformer aux lois nationales applicables en matière de handicap et à fournir des aménagements raisonnables aux employés handicapés. La politique de recrutement, d’embauche et de promotion de nLighten pour tous les postes doit être non discriminatoire et conforme aux lois nationales, étatiques et locales en vigueur. Les actes de discrimination ou de représailles de la part des gestionnaires, des superviseurs ou de toute personne responsable, y compris le harcèlement, ne sont pas tolérés et feront l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail.

nLighten interdit toute forme de discrimination illégale fondée sur le sexe, la race, la couleur, l’appartenance ethnique, l’origine nationale, l’âge, le handicap, la religion ou toute autre base protégée par la loi dans tous les aspects du processus d’emploi, y compris, mais sans s’y limiter, l’embauche, la promotion, la rétrogradation, le transfert, le recrutement, la cessation d’emploi, la rémunération ou la formation. Le terme de « harcèlement » comprend le harcèlement fondé sur toute catégorie protégée par la législation nationale, étatique ou locale, ce qui peut inclure, sans s’y limiter, les insultes, plaisanteries ou comportements verbaux, graphiques ou physiques importuns liés à la race, à la couleur de peau, à la croyance religieuse, au sexe, à l’origine nationale, à l’ascendance, au statut de citoyen d’un individu, à la grossesse, à l’accouchement, au handicap physique, mental ou intellectuel, à l’âge, au statut militaire, à l’état civil, au statut de partenaire enregistré ou de conjoint marié au civil, à la situation familiale, au genre (y compris les stéréotypes et l’identité ou expression de genre), à l’état de santé, à l’information génétique ou à l’orientation sexuelle.

En outre, tous les employés doivent pouvoir travailler dans un environnement exempt d’avances sexuelles non sollicitées et importunes. Le terme de « harcèlement sexuel » fait référence à des comportements tels qu’avances sexuelles importunes, demandes de faveurs sexuelles et autres comportements ou communications de nature sexuelle. La soumission à un tel comportement ne peut pas servir de base à des décisions en matière d’emploi, et un tel comportement ne peut pas interférer avec les performances professionnelles d’un individu en créant un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant. Le harcèlement sexuel, quel qu’il soit, n’est pas toléré par la Société.

Concernant la politique de nLighten en matière de non-discrimination et de non-harcèlement, tous les employés, dirigeants et administrateurs sont censés :

  1. soutenir activement cette politique ;
  2. agir conformément à cette politique en tout temps lorsqu’ils interagissent avec d’autres employés, vendeurs, clients et partenaires ;
  3. s’assurer que toutes les actions et décisions qu’ils prennent ou que prennent leurs subordonnés sont conformes à cette politique ; et
  4. transmettre immédiatement tout incident réel ou suspecté de violation de la présente politique à l’adresse suivante : compliance@nlighten.eu .

8. Santé et Sécurité

Chez nLighten, nous faisons passer en premier la santé et la sécurité des employés, des contractants et des visiteurs. nLighten a élaboré une déclaration distincte en matière de santé et de sécurité, que chaque employé, dirigeant et administrateur est tenu de lire et de respecter.

9. Environnement

Chez nLighten, nous nous efforçons de créer un environnement de travail dont l’empreinte carbone est minimale. Nous y parvenons en nous concentrant sur les aspects suivants :

  1. En concevant et opérant de façon efficace afin de réduire la consommation de toutes les ressources, y compris l’énergie, l’eau, le gaz naturel, le diesel et les réfrigérants ;
  2. En encourageant nos employés et nos fournisseurs à adhérer à l’objectif commun de développement durable des entreprises ;
  3. En mettant en œuvre des solutions respectueuses de l’environnement dans nos centres de données ;
  4. En évaluant en permanence la mise en œuvre et l’impact de nos politiques ESG.

10. Conservation des enregistrements

La Société exige un enregistrement et un compte rendu honnêtes et précis des informations, afin de prendre des décisions professionnelles responsables. Les informations enregistrées en interne ou soumises à des tiers doivent être complètes, équitables, exactes, opportunes, compréhensibles et exhaustives. Les rapports ou les documents ne doivent pas être utilisés pour induire en erreur ceux qui les reçoivent ou pour dissimuler quoi que ce soit d’inapproprié.

De nombreux employés, dirigeants et administrateurs font régulièrement usage de notes de frais professionnels, qui doivent être documentés et comptabilisés avec exactitude. Si un employé, un dirigeant ou un administrateur n’est pas sûr de la légitimité d’une certaine dépense, veuillez consulter les lignes directrices de nLighten en matière de frais professionnels ou contacter le responsable des finances de nLighten.

Tous les livres, registres, comptes et états financiers de la Société doivent refléter une consignation précise et vérifiable de toutes les transactions, toujours être raisonnablement détaillés, faire état de manière appropriée des transactions de la Société et être conformes à la fois aux exigences légales applicables et au système de contrôle interne de la Société. Les transactions ou actifs non enregistrés ou « hors livres » ne doivent pas être conservés.

Les communications et enregistrements professionnels deviennent souvent publics, et la Société et ses employés, dirigeants et administrateurs, en leur qualité de membres de la Société, doivent éviter l’exagération, les remarques désobligeantes, les suppositions ou les caractérisations inappropriées de personnes et de sociétés susceptibles d’être mal interprétées. Cette règle s’applique également aux courriels, aux mémos internes et aux rapports officiels. Les dossiers de la Société doivent toujours être conservés ou détruits conformément à ses politiques de conservation des dossiers et aux exigences légales en vigueur. Conformément à ces politiques et exigences, en cas de litige ou d’enquête gouvernementale, les employés, dirigeants et administrateurs doivent consulter le service juridique avant d’entreprendre toute action, car il est essentiel d’éviter toute irrégularité ou apparence d’irrégularité.

11. Confidentialité et Protection de la vie privée

Les employés, dirigeants et administrateurs doivent préserver la confidentialité des informations secrètes qui leur sont confiées par la Société ou ses investisseurs, clients, fournisseurs, partenaires de joint-ventures ou autres personnes avec lesquelles la Société envisage une transaction commerciale ou autre, sauf si la divulgation est autorisée par un membre de la direction ou imposée par la législation ou la réglementation. Les informations confidentielles comprennent toutes les informations non publiques qui pourraient être utiles ou profitables aux concurrents ou préjudiciables à la Société ou à ses clients et fournisseurs, si elles étaient divulguées. Elles comprennent également les informations que les fournisseurs et les clients ont confiées à la Société et peuvent contenir, en outre, des données à caractère personnel protégées par les lois sur la protection de la vie privée. Ces données à caractère personnel ne doivent être traitées équitablement et légalement qu’en conformité avec les lois applicables en matière de protection de la vie privée, et les informations confidentielles reçues de tiers ne doivent être utilisées et conservées qu’en conformité avec l’accord de confidentialité applicable conclu avec chacune de ces parties.

L’accès aux informations confidentielles doit uniquement être partagé avec d’autres personnes au sein de la Société sur la base du « besoin de savoir » dans le cadre des responsabilités de la Société, et chaque employé, dirigeant et administrateur ne doit utiliser ces informations que dans le cadre de la conduite d’affaires légitimes pour le compte de la Société. Les employés, dirigeants et administrateurs ne peuvent pas utiliser les informations confidentielles à leur propre avantage, ni les communiquer ou les vendre à des tiers. L’obligation de préserver les informations confidentielles subsiste même après la fin du contrat de travail.

12. Usage interne et Médias sociaux

Les ordinateurs, ordinateurs portables et dispositifs portables dotés d’un accès au courrier électronique et à l’internet sont fournis par la Société, principalement pour usage professionnel. Tous les employés, dirigeants et administrateurs doivent faire preuve du même soin et de la même prudence, et respecter la même étiquette lorsqu’ils envoient un courriel (ou lorsqu’ils utilisent d’autres moyens de communication électroniques) que lorsqu’ils correspondent sur papier.

Les employés, dirigeants et administrateurs sont censés protéger les informations confidentielles et la marque nLighten lorsqu’ils utilisent les outils des médias sociaux, y compris blogs, wikis, réseaux sociaux, partage de vidéos et sites communautaires. Lorsqu’ils utilisent l’un ou l’autre des médias sociaux, y compris les médias sociaux personnels où un employé, dirigeant ou administrateur peut ne pas être identifié comme un représentant de nLighten, les employés, dirigeants et administrateurs doivent être attentifs à la façon dont ils se présentent. La Société interdit aux employés, aux dirigeants et aux administrateurs de faire des commentaires non autorisés sur des renseignements confidentiels et non publics de la Société, comme la performance commerciale actuelle ou future de la Société ou ses plans d’affaires. Pour toute question ou préoccupation concernant la représentation de nLighten sur les médias sociaux, veuillez envoyer un courriel à l’adresse suivante : compliance@nlighten.eu.

13. Protection et utilisation correcte des biens et autres matériels de la Société

Tous les employés, dirigeants et administrateurs doivent s’efforcer de protéger les actifs de la Société et de veiller à leur utilisation efficace. Le vol, la négligence et le gaspillage ont un impact direct sur la rentabilité de la Société. Toute suspicion de fraude ou de vol doit être immédiatement signalée pour enquête. Les actifs de la Société doivent être utilisés à des fins professionnelles légitimes et ne doivent pas être utilisés pour des activités extérieures à la Société.

Tous les employés, dirigeants et administrateurs doivent prendre les mesures appropriées pour garantir l’utilisation efficace et légitime des biens et ressources de la Société, et doivent signaler sans délai à leur supérieur hiérarchique direct toute utilisation abusive des biens ou ressources de la Société.

L’obligation de protéger les actifs de la Société inclut ses informations exclusives. Les informations exclusives comprennent la propriété intellectuelle, telles que secrets commerciaux, brevets, marques et droits d’auteur, ainsi que plans d’entreprise, de marketing et de service, idées d’ingénierie et de fabrication, concepts, bases de données, dossiers, informations salariales, et toutes données et de tous rapports financiers non publiés. L’utilisation ou la diffusion non autorisée de ces informations constituerait une violation de la politique de la Société. Elle pourrait également être illégale et entraîner des sanctions civiles, voire pénales.

De nombreux supports, tels que logiciels, cassettes audio et vidéo, revues spécialisées, livres et magazines, sont protégés par la loi sur les droits d’auteur. Les employés, dirigeants et administrateurs ne sont pas autorisés à reproduire, distribuer ou modifier des documents protégés par des droits d’auteur et appartenant à la Société ou à d’autres, sans licence valide ou autorisation préalable du détenteur des droits d’auteur ou de son agent autorisé. Seuls les logiciels acquis légitimement peuvent être chargés sur un ordinateur de la Société.

14. Conformité aux lois antitrust

La Société a pour politique de se conformer à toutes les lois antitrust applicables. Les lois antitrust sont complexes et ne peuvent être expliquées en détail dans le présent Code. En cas de doute quelconque sur la légalité d’un comportement, il convient de consulter le service juridique de la Société avant d’agir.

Les employés, dirigeants et administrateurs sont censés se conformer à toutes les lois et réglementations antitrust supranationales, nationales et étatiques applicables. Il est contraire à la politique de nLighten que ses employés, dirigeants et administrateurs concluent un accord ou une entente avec l’un des concurrents de nLighten au sujet des prix, de la politique, des remises, des promotions, des modalités ou conditions de vente, des achats, des marchés territoriaux, de la distribution ou autres. Toute communication ou tout entretien avec des concurrents à ce sujet doit être évité. Toute entente ou tout accord passé avec une autre personne visant à s’abstenir de faire des affaires avec un client ou un fournisseur va à l’encontre de la politique de nLighten.

15. Lutte contre la corruption/les pots-de-vin

La Société applique une politique de tolérance zéro à l’égard de la corruption et des pots-de-vin, et se conforme à toutes les lois en vigueur relatives à la lutte contre la corruption et les pots-de-vin. Les réglementations et règles nationales et européennes applicables en matière de lutte contre la corruption, ainsi que la loi britannique sur la corruption et la loi américaine sur les pratiques de corruption à l’étranger (Foreign Corrupt Practices Act) interdisent de donner quoi que ce soit de valeur, directement ou indirectement, à des fonctionnaires de gouvernements étrangers ou à des candidats politiques étrangers dans le but d’obtenir ou de conserver un marché. Cette interdiction s’applique aux paiements directs et indirects effectués ou reçus par la Société, des tiers ou des employés, et vise à empêcher les pots-de-vin, les dessous-de-table ou toute autre forme d’influence. Les paiements illégaux à destination ou en provenance de fonctionnaires de quelque pays que ce soit sont strictement interdits. D’autres États peuvent également appliquer des lois et des réglementations concernant les gratifications commerciales destinées au personnel gouvernemental.

La promesse, l’offre ou la remise à un fonctionnaire ou à un employé d’un gouvernement d’un cadeau, d’une faveur ou d’une autre gratification en violation de ces règles constituerait non seulement une violation de la politique de la Société, mais pourrait peut-être également constituer une infraction pénale. En cas de questions ou de préoccupations liées à la lutte contre la corruption et les pots-de-vin, les employés doivent s’adresser au service juridique de la Société.

16. Cadeaux et Invitations à des spectacles

Dans de nombreux endroits et cultures, offrir et recevoir des cadeaux est un aspect important des affaires et peut servir des objectifs professionnels légitimes. Il doit être clair que l’objectif d’invitations à des spectacles et de cadeaux dans un cadre professionnel est de susciter de la bonne volonté et de générer des relations de travail saines, et non d’obtenir un avantage déloyal auprès de clients ou de vendeurs. Les employés, dirigeants et administrateurs doivent tous faire preuve de discernement et de modération lorsqu’ils offrent ou reçoivent des cadeaux ou des invitations à des spectacles. Les employés, dirigeants et administrateurs ne doivent jamais offrir ou procurer un cadeau ou une invitation à un spectacle, à moins que celui-ci :

  • Soit raisonnable et ne soit pas extravagant ;
  • Soit approprié aux circonstances et serve un objectif professionnel valable ;
  • Soit habituel et approprié selon les coutumes locales ;
  • Ne soit pas offert dans un but inapproprié et ne puisse être interprété(e) comme un pot-de-vin ou une récompense ;
  • N’enfreigne aucune politique de nLighten ;
  • N’enfreigne aucune loi ou réglementation locale ou internationale.

nLighten considère comme cadeau tout ce dont la valeur excède 50 euros. Il peut s’agir d’objets matériels, comme une bouteille de vin ou un objet d’art, ou d’objets immatériels, comme des réductions, faveurs, prêts et avantages qui ne sont pas accessibles au grand public. Un cadeau englobe également des repas, invitations à des spectacles, voyages et billets pour des événements culturels et sportifs, ainsi que toute autre marchandise ou tout autre service. Ces lignes directrices de nLighten en matière de cadeaux et d’invitations à des spectacles s’appliquent en tout temps et en toutes circonstances ; aucune exception n’est faite pour les vacances ou les événements organisés par la Société.

Il est important que les employés, dirigeants et administrateurs déclarent avec précision les dépenses relatives aux cadeaux ou invitations à des spectacles, afin que la finalité, le montant et le destinataire du cadeau ou de l’invitation soient évidents (c’est-à-dire transparents) pour le service des finances et tout autre personnel susceptible d’examiner nos livres et registres. La note de frais doit indiquer avec précision la finalité des dépenses et l’identité des personnes ayant reçu le cadeau ou l’invitation, et préciser si le cadeau ou l’invitation a été offert à un agent du secteur public ou à un employé d’une entité gouvernementale. La note de frais doit également indiquer comment et quand l’approbation de ces dépenses a été obtenue.

Les cadeaux ou invitations à des spectacles reçus doivent également être déclarés, en précisant leur finalité, leur objet, leur montant ou leur valeur, ainsi que la personne ayant offert le cadeau ou l’invitation à des spectacles. Dès réception d’un cadeau ou d’une invitation à un spectacle, ceci doit être signalé à l’adresse suivante : compliance@nlighten.eu.

17. Politique de protection des lanceurs d’alerte

Nous pensons qu’il est essentiel de créer un environnement dans lequel les individus se sentent à même de soulever toute question présentant un réel intérêt, sans crainte de représailles, confiants dans le fait que leurs préoccupations seront prises au sérieux et que la Société y donnera suite.

nLighten applique une politique de tolérance zéro en ce qui concerne les représailles à l’encontre de tout employé qui signale en toute bonne foi une mauvaise conduite potentielle ou qui participe à une enquête. Les employés, dirigeants et administrateurs actuels et anciens peuvent signaler de telles irrégularités à l’adresse suivante : compliance@nlighten.eu.

Toute personne signalant une irrégularité doit fournir autant d’informations pertinentes et concrètes que possible, afin que l’irrégularité soit prise en considération et fasse l’objet d’une enquête appropriée.

nLighten respecte l’esprit de la Directive européenne sur les lanceurs d’alerte, et la Société s’efforce d’adhérer aux principes généraux de cette directive en protégeant les droits des lanceurs d’alerte et en encourageant un traitement équitable des irrégularités potentielles, qui peuvent être portées à l’attention des cadres supérieurs concernés. En outre, tout lanceur d’alerte a le droit, et la Société lui en donne la possibilité, de consulter un conseiller indépendant de confiance au sujet de l’irrégularité qu’il a signalée. Ce conseiller est désigné par le responsable de la conformité.

La Société traite et protège l’identité de chaque lanceur d’alerte, ainsi que toute irrégularité signalée par ce dernier, de manière privée et confidentielle. Ces informations ne sont pas divulguées par la Société, sauf dans les cas suivants :

  • avec le consentement du lanceur d’alerte concerné ; ou
  • s’il s’agit de divulguer les informations aux conseillers professionnels de la Société ou du lanceur d’alerte concerné, sous réserve d’une obligation de confidentialité et uniquement dans la mesure où cela est nécessaire à des fins légitimes.

La Société ne prend aucune mesure disciplinaire ou autre mesuredéfavorable à l’emploi à l’encontre d’un lanceur d’alerte, en guise dereprésailles pour avoir signalé en toute bonne foi des irrégularités ou pouravoir fourni en toute bonne foi des informations véridiques dans le cadre d’uneenquête, d’un interrogatoire, d’une audition ou d’une procédure judiciaireportant sur des irrégularités. Toutefois, un lanceur d’alerte qui signalesciemment des irrégularités sans être sincère et de bonne foi, ou qui le faitde manière imprudente ou désinvolte, peut faire l’objet d’une action en justiceou d’une mesure disciplinaire, y compris le licenciement.

18. Pays sanctionnés, Parties restreintes et Lutte contre le boycott

nLighten s’engage à mener ses activités conformément aux lois applicables aux transactions avec les pays sanctionnés, les parties soumises à des restrictions et dans le cadre de la lutte contre le boycott. Aucun employé, dirigeant ou administrateur, quel que soit l’endroit où il se trouve, ne traite avec un pays soumis à des embargos ou à des sanctions commerciales nationaux, de l’UE ou de l’ONU.

nLighten ne conclut aucun accord commercial avec une partie si celle-ci figure sur les listes de parties soumises à des restrictions. nLighten fait preuve de diligence raisonnable en ce qui concerne les tiers avec lesquels nLighten fait des affaires. La liste de l’UE des pays sanctionnés et des parties soumises à des restrictions peut être consultée sur la carte des sanctions de l’UE (EU Sanctions Map).

19. Lutte contre le blanchiment d’argent

Il est interdit aux employés, dirigeants et administrateurs de nLighten de se livrer à ou de faciliter des transactions, où que ce soit dans le monde, impliquant des fonds provenant d’activités illégales. nLighten doit se conformer à toutes les lois, règles et réglementations applicables en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, de tous les pays où nous exerçons nos activités. Par conséquent, nous devons examiner attentivement tous les paiements et toutes les transactions avec clients, vendeurs, partenaires commerciaux, agents et filiales. Nous n’acceptons aucun fonds et n’effectuons aucun paiement provenant ou semblant provenir d’activités illégales. La participation à des activités de blanchiment d’argent peut exposer nLighten et ses employés, dirigeants et administrateurs à des sanctions comprenant de lourdes amendes et des peines d’emprisonnement.

20. Dérogations au Code

Toute dérogation au présent Code en faveur d’administrateurs ou de dirigeants ne peut être accordée que par le Conseil et sera rapidement communiquée comme l’exigent les lois, règles et réglementations en vigueur.

21. Signalement de tout comportement illégal ou contraire à l’éthique

En cas d’observation d’un comportement illégal ou contraire à l’éthique et en cas de doute sur la meilleure ligne de conduite à adopter dans une situation donnée, les employés, dirigeants et administrateurs sont incités à s’adresser au service juridique ou à l’un des dirigeants de nLighten. Les employés, dirigeants et administrateurs peuvent signaler de manière anonyme des violations ou suspicions de violation du présent Code, y compris des questions de comptabilité et d’audits frauduleux, en contactant le service d’assistance téléphonique.

nLighten ne permet pas d’exercer des représailles liées à des signalements de mauvaise conduite effectués en toute bonne foi. Tous les signalements effectués par le biais de la ligne d’assistance téléphonique demeurent confidentiels, au choix de la personne qui les a effectués. Il est strictement interdit d’exercer des représailles ou de prendre des mesures défavorables à l’encontre d’une personne qui a signalé un problème d’intégrité ou qui a aidé à le résoudre. Les employés, dirigeants et administrateurs sont tenus de coopérer aux enquêtes internes relatives à des cas de mauvaise conduite.

22. Mise en application

Le Conseil détermine ou désigne les personnes appropriées pour décider des mesures à prendre qui s’imposent en cas de violation du présent Code. Ces actions doivent être raisonnablement conçues de manière à décourager les actes répréhensibles et à promouvoir la responsabilité du respect du présent Code et de ces procédures additionnelles. Elles peuvent inclure l’envoi d’une notification écrite à l’individu concerné pour l’informer que le Conseil (ou son représentant) a déterminé que la violation a été établie, et a décidé de la rétrogradation ou de la réaffectation de l’individu concerné, de la suspension avec ou sans salaire ou avantages, et de la résiliation du contrat de travail ou de la fonction de l’individu concerné. Pour déterminer l’action appropriée dans un cas particulier, le Conseil (ou son représentant) prend en compte toutes les informations pertinentes, y compris la nature et la gravité de la violation, le fait qu’il s’agisse d’une violation unique ou de violations répétées, le fait que la violation semble avoir été intentionnelle ou non, le fait que la personne en question ait été informée ou non avant la violation de la marche à suivre, et le fait que la personne en question ait ou non commis d’autres violations.